Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик

Звонки от коллег

I. Отложить

II. Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик

III. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время

IV. Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)

1. Предлагаемые варианты, два окна: утром и вечером

V. Потребовать структурированно изложить суть

c. Звонки от клиентов

I. Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер…»

II. Структурированно выслушать, быстро отвечать

III. «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»

IV. Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу

Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно. К данным «похитителям времени» возможно применить следующие ветви решений.

1. Внезапно приходит человек (посетитель)

a. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение

b. Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновск в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит, можно подходить задавать вопросы и т. д.

c. Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию

d. Вызывать неприятные звуки, к примеру пенопласт по стеклу

e. Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!

f. Создать гостевую комнату, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой

g. На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение

h. Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели

i. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»

j. На визитке указывать время работы офиса: с… по… Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам время

k. График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться)

l. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»

m. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)