Степень формализации действий
Всю управленческую деятельность можно поделить на три крупных пласта. Уровень целей, задач и действий.
Цель: подготовить пакет документов.
Задачи: оформить счет, подготовить договор, сделать акт.
Действия: открываем файл с шаблоном счета, вносим название компании, изменяем сумму и т. д.
Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3–9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача на 3–9 действий.
Правило первое: при выполнении всех действий, которые входят в задачу, автоматически решается задача. Если вы сделали все действия, а задача не решена – ищите скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы об этом не подразумевали. Решив все задачи, автоматом получаем готовую цель. И опять же, вроде все задачи выполнены, а цель не достигнута – сразу на поиски скрытой задачи. Важным нюансом является то, что порядок и масштаб задач и действий у каждого человека могу быть различными. Как я люблю повторять на тренингах: «в жизни много правильных ответов».
Степень формализации действий
Анекдот 90-х про скрытые действия:
– Братан, у меня тачка не едет.
– Колеса пинал?
– Ага!
– Стекло протирал?
– Да!
– Ну, тогда не знаю.
Опираясь на пирамиду цель – задачи – действия, выделим три масштаба времени, для каждого из которых применимы свои инструменты достижения планов. Список выглядит так:
– Уровень целей – план на месяц
– Уровень задач – план на неделю
– Уровень действий – план на день
Так как цели мы рассмотрели, то план на месяц будет состоять из списка того, что вы хотите и к какому сроку. Планы на неделю – список задач, решив которое можно достичь цели. А вот самое интересное: план на день – описание конкретных действий. Именно им и займемся, переходя к следующему разделу нашей книги.
Основные правила планирования рабочего дня
Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану…». Лучшая формулировка: план должен доставлять удовольствие. Удовольствие от плана только тогда, когда он на 100 % выполнен. То есть реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы.